Для продукции на основании заявки на сертификацию уполномоченный орган может выпустить не только решение о разработке сертификата, но и выпустить разъясняющее письмо, в котором будет указанно, что данная продукция не подлежит обязательной сертификации в рамках существующих стандартов, такой документ называют отказное письмо о сертификации.

Заявитель должен для получения такого письма предоставить комплект технической документации на изделие, присвоить код ТН ВЭД и точно идентифицировать продукцию (марка, тип, модель, номер и так далее). Получивший данные от заказчика орган по сертификации проводит анализ документов и решением эксперта выпускает либо отказное письмо о сертификации либо решение, о начале процесса сертификации продукции.

Само по себе отказное письмо о сертификации имеет большее применение в таможенных поставках, для внутренних изготовителей с территории таможенного союза данный документ менее интересен и чаще заказчики оформляют добровольные сертификаты на продукцию чем отказные письма о сертификации.

В отличие от декларации и сертификата ТР ТС отказное письмо о сертификации не вносят в единую базу данных таможенного союза, бланка строгой отчетности оно тоже не имеет, выглядит оно как письмо с номером и датой на бланке органа по сертификации выданное в ответ на запрос заказчика.

Данное письмо часто называют информационным, требование его предоставления на таможню надзорными органами появляется в спорных случаях, когда сертифицируемую продукцию можно толковать двояко (на часть могут быть сертификаты или декларации, на часть нет) или, например, у таможни возникают сомнения, в этих случая отказное письмо о сертификации важный документ для заказчика.